Etapas de una reunión: preparación; desarrollo; cierre y plan de acción.

En una reunión se distinguen hasta cuatro etapas, la primera es la preparación de la reunión. Esta se realiza antes de la reunión, ya que hay que llevar preparados los temas a debatir y planificar posibles contratiempos para saber responder.

La segunda etapa es el desarrollo de la reunión. En esta etapa se desarrolla la reunión, los participantes a la reunión debaten sobre el tema o los temas de la reunión, para llegar a unos acuerdos.

El cierre, es la tercera etapa de la reunión. Consiste en llegar a un acuerdo final entre todos los participantes a la reunión, para que todos esten satisfechos .

Y la última etapa es el plan de acción, consiste en poner en practica lo acordado en la reunión y se desarrolla después de la reunión.

Los problemas de las reuniones (antes, durante y después de la reunión)

Descripción Del Problema

Actualmente la clave del éxito de un sistema es la colaboración, de esta manera los participantes en el sistema intercambian ideas, aportando experiencias e información entre ellos. Uno de los problemas cotidianos que se presenta
en empresas o centros de trabajo es la reunión de personas para que cooperen y compartan conocimientos y experiencias.
Lo que se persigue en toda reunión es el éxito de esta, es decir, cubrir todos los puntos por los cuales se citó, y darles un
seguimiento a dichos puntos.
Existen varias acciones que debemos realizar antes, durante y después de las reuniones (figura 1). Antes de las reuniones
debemos tener claro una planeación tanto en tiempos como en información, y lo que se recomienda es haber tenido pre
discusiones de los puntos a tratar. Durante la reunión, es recomendable tener un moderador o coordinador, que se permitan
interacción en paralelo, contar con editores colaborativos, tener un recolector de memoria, un contador de votos, y un panel
de ideas, para que de esta manera se incite a todos los miembros de la reunión a participar. Después de la reunión, se debe
tener acceso a las consultas de la memoria de la reunión, tener post discusiones de las ideas tratadas y llevar un seguimiento
en las acciones emprendidas.
La propuesta que presentamos es el desarrollo de un sistema utilizado durante la reunión que cuente con un conjunto de
aplicaciones colaborativas alámbricas e inalámbricas, tales como envío de mensajes a terminales, un sistema de votación,
panel de ideas y un recolector de memorias. Como sabemos cada reunión es diferente pero, al contar con el código fuente y
conociendo las necesidades de los usuarios se podrá adaptar de manera particular. Por el momento proponemos el uso del
protocolo bluetooth para reemplazar el uso de tanto cables, y poder comunicarnos con los participantes a sus dispositivos
móviles.

Descripción Del Sistema de Reuniones

Las funciones principales son: Función de correo Electrónico, Función de
Conversaciones y Función de Reuniones.

Función Reuniones

Tiene el objetivo de restringir la entrada a las reuniones. A las reuniones sólo entran los miembros a los que se les envió una notificación, dentro de esta notificación se les informará la hora, un login y password para dicha reunión. Si se necesita
realizar votaciones dentro de la reunión se cuenta con una aplicación para almacenar, contabilizar y graficar los votos de los
miembros. Cuando se levante la sesión se redacta de forma automática un documento donde se recopilan los nombres de
los participantes que asistieron a la reunión, la hora de entrada, la fecha de la reunión, si se realizaron votaciones y sus
resultados.
Se necesitan también
enviar una serie de mensajes desde la aplicación del PDA al servidor para realizar la comunicación.

Función Correo Electrónico

Tiene el objetivo de brindar el servicio de lectura, redacción y envío de correos electrónicos a los miembros del grupo. Cuenta con plantillas de documentos para agilizar el trabajo de envío de
notificaciones. El sistema almacena la información en una base de datos. Si el usuario desea enviar la
información a todos los miembros del grupo, los campos se llenaran automáticamente. En la aplicación
para el PDA se necesita mandar ciertos mensajes para acceder a las funciones de correo electrónico.

Herramientas utilizadas para el desarrollo de Colabora

El sistema se desarrolló en Java empleando el entorno de programación Sun ONE Studio en sus versiones CE (Comunnity Edition) y ME (Micro Edition). El sistema se comunica a través del protocolo bluetooth y para lograr esto se utilizó el
simulador de bluetooth de rococosoft, se utilizó este simulador ya que por el momento no contamos con las clases para la
comunicación de bluetooth.
La aplicación cliente para PDA se desarrollo en J2ME (Java Micro Edition) y la aplicación cliente para PC's se desarrolló en Java
Standard Edition (J2SE). Esta aplicación cliente cuenta con los mismos módulos que la aplicación del PDA.
El servidor de correo electrónico y el servidor de base de datos se encuentran trabajando en el sistema operativo Linux y la
aplicación servidor se encuentra corriendo en Windows ya que se necesita acceso a las librerías de bluetooth y para esto se
requiere el simulador de bluetooth.
Para modificar, dar altas o bajas a usuarios dentro de la base de datos se creó un sistema basado en JSP y Servlets, este
sistema trabaja bajo el servidor de JSP/Servlets de Apache Tomcat.

Conclusiones

El software colaborativo pretende convertirse en la principal herramienta tecnológica que permita a las empresas administrar y compartir conocimiento. Aunque existen muchos obstáculos por vencer las ventajas son muchas reflejadas
en el ahorro de costos y esfuerzos.
El siguiente trabajo a realizar en el sistema Colabora será en primer lugar adquirir o desarrollar las clases para la comunicación
de bluetooth y pasar de la simulación a la comunicación real.

Tipos de reuniones

Los diferentes tipos de reuniones que se pueden dar son los siguientes:

1) Informativa: Su fin es informar sobre algún tema en especial.

2) Exploratoria: Para examinar o analizar un problema en términos de las causas que logeneran.

3) Solución de problemas: Convocada para dar respuesta inmediata a un problemaespecífico.

4) Creativas: Utilizada para encontrar nuevas ideas, productos o servicios.

5) Casual: Realizada generalmente entre jefes y empleados en forma espontánea.

6) De Capacitación: Realizada para dar o recibir algún entrenamiento específico y conun objetivo determinado.

Ventajas e inconvenientes de las reuniones

A través de las reuniones, los grupos y equipos de trabajo realizan sus principales actividades, tanto de carácter estratégico y táctico como operativo; los grupos, a través de reuniones:
Establecen los objetivos y diseñan las tareas a realizar-Distribuyen las tareas (las asignan a sus miembros)-Coordinan sus actividades (Integran de forma racional las actividades de todos los miembros)-Supervisan y evalúan las actividades realizadas.Pero las reuniones, además de contribuir de forma sustancial a mejorar la eficacia en la realización de las tareas, pueden ser una ocasión para algo mas, pueden constituir un procedimiento fundamental para el desarrollo y la mejora de los grupos y de las organizaciones. Por tanto las reuniones permiten:1) Intercambiar información, compartir recursos, contrastar puntos de vista, unir esfuerzos, etc.2) Hacer más comprensibles los objetivos, la forma de trabajo y los resultados del grupo o del equipo, lo que contribuye a aumentar las expectativas de eficacia y a que el grupo realice atribuciones internas de sus resultados, todo lo cual puede mejorar el desempeño de las actividades.3) Promover la participación de todos los miembros de un grupo o institución, lo que puede tener un importante efecto motivacional.4) Desarrollar el sentido de pertenencia a un equipo y a una institución, lo que contribuye a otorgar a los miembros del grupo una identidad social, aumentando la cohesión del equipo.5) Un mayor conocimiento del propio grupo y de la institución, que permita a ambos de aprender de forma constante sobre si mismos, a través de de la revisión, actualización y contraste de la información y de los conocimientos que van adquiriendo.

Funciones y normas de los asistentes a una reunión.

En una reunión intervienen distintas personas con distintas funciones. Podemos destacar tres tipos de personas:

1. El Presidente: Es el que dirige la reunión, y tiene que saber qué tipo de resonsabilidad ha aceptado. Otra de las funciones del presidente es dar el visto bueno al acta que le ha dado el secretario. Debe encargarse de la distribución de palabra y de los temas a tratar, como son: · Por qué se organizó
   · Cuándo se formó
   · Problemas que puede enfrentar
   · Interpretación de las normas y procedimientos relacionadas con el trabajo del comité
2. El Secretario: Es la persona encargada de llevar a cabo el acta de la reunión y de informar sobre actas anteriores y ver si se aprueba. Otra de las funciones es convocar la reunión, para que las personas interesadas se enteren y puedan acudir. También tiene la función de redactar el acta de la reunión, firmarla y pasarsela al presidente para que de el visto bueno.
3. Resto de asistentes: Las funciones de los asistentes a una reunión son las de aprobar el acta anterior y el acta de la reunión. Hablan sobre los temas a tratar e intentan llegar a un acuerdo común.
   

¿Cómo son nuestras reuniones?

Si os interesa saber si estais capacitados para hacer reuniones en grupo, en este enlace encontrareis un test.
http://www.juntadeandalucia.es/agriculturaypesca/desarrollo/documentos/manual_41.pdf

Características de las reuniones para que cumplan con sus objetivos

¿Qué debemos tener en cuenta para preparar y coordinar una reunión?

Para que una reunión sea eficiente además de eficaz, hay que tener en cuenta
tres momentos importantes para su adecuado desarrollo:

Antes de la reunión

-Comprobar que sus objetivos están claros y justifican su necesidad.
-Concretar los temas a tratar o puntos del orden del día, ordenarlos según
su importancia y prever el tiempo que se necesitará para su desarrollo.
- Identificar a las personas que deben participar.
- Elegir el lugar, fecha y hora más adecuados para su desarrollo, de acuerdo
con las circunstancias de quienes van a participar, la urgencia e importancia
del tema, etc.
- Difundir la convocatoria y la información necesaria para que las personas
convocadas puedan preparársela adecuadamente.
- Comprobar que las personas previstas que van a participar conocen la convocatoria,
los objetivos de la reunión, la información previa, etc.
- Preparar la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción
y preguntas de cada punto a tratar, la información complementaria que
pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, etc.

Durante la reunión

- Comenzar a la hora anunciada (como mucho, guardar 15 minutos de cortesía
si es que faltara mucha gente).
- Si es preciso, la persona responsable de dirigir la reunión puede presentarse
e invitar a que se presente brevemente el resto del grupo. En el caso de
que ya se conozcan, no está mal recordar los nombres y las razones por las
que participan en la reunión.
- Presentar el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del día previamente
difundido y recordar los objetivos de la reunión.
- Introducir, directamente o por medio de la persona que vaya a tratar el
punto, uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo. Hacerlo con
brevedad y claridad, utilizando, si es que ello facilita la comprensión, cuadros,
gráficos, transparencias, proyecciones de vídeo, etc.
- Cuidar que el diálogo se produzca de forma ordenada, que las intervenciones
sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe
la atención del tema tratado, etc.
- Si el tema es complejo y el grupo numeroso, puede trabajarse discutiéndolo
en subgrupos, lo que ayudará a enriquecer el diálogo y facilitará una mayor
participación e implicación.
- Tomar nota, preferiblemente en papelógrafo, de las opiniones que se vayan
exponiendo.
- Recordar las conclusiones alcanzadas antes de cerrar un tema y pasar al
siguiente.
- Si la reunión es muy larga es aconsejable hacer un descanso o pausa cada dos
horas.
- Debe controlarse el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, debe
interrumpirse. Hay que distribuir el tiempo disponible entre los temas a tratar,
de acuerdo con su número e importancia.
- Deben sintetizarse las conclusiones alcanzadas, recordando los compromisos
y acuerdos adoptados antes de concluir la reunión.
- Recoger opiniones y sugerencias para mejorar reuniones futuras.
- Agradecer la participación y aportaciones a todo el grupo.
- Concluir la reunión a la hora prevista.

Después de la reunión

- Elaborar una "memoria" con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
- Distribuir la memoria entre quienes participaron en la reunión, esto les ayudará
a recordar las conclusiones y a preparar las próximas.
- Evaluarla comprobando si se han alcanzado los objetivos previstos, valorando
las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y
satisfacción de otras reuniones.