Los problemas de las reuniones (antes, durante y después de la reunión)

Descripción Del Problema

Actualmente la clave del éxito de un sistema es la colaboración, de esta manera los participantes en el sistema intercambian ideas, aportando experiencias e información entre ellos. Uno de los problemas cotidianos que se presenta
en empresas o centros de trabajo es la reunión de personas para que cooperen y compartan conocimientos y experiencias.
Lo que se persigue en toda reunión es el éxito de esta, es decir, cubrir todos los puntos por los cuales se citó, y darles un
seguimiento a dichos puntos.
Existen varias acciones que debemos realizar antes, durante y después de las reuniones (figura 1). Antes de las reuniones
debemos tener claro una planeación tanto en tiempos como en información, y lo que se recomienda es haber tenido pre
discusiones de los puntos a tratar. Durante la reunión, es recomendable tener un moderador o coordinador, que se permitan
interacción en paralelo, contar con editores colaborativos, tener un recolector de memoria, un contador de votos, y un panel
de ideas, para que de esta manera se incite a todos los miembros de la reunión a participar. Después de la reunión, se debe
tener acceso a las consultas de la memoria de la reunión, tener post discusiones de las ideas tratadas y llevar un seguimiento
en las acciones emprendidas.
La propuesta que presentamos es el desarrollo de un sistema utilizado durante la reunión que cuente con un conjunto de
aplicaciones colaborativas alámbricas e inalámbricas, tales como envío de mensajes a terminales, un sistema de votación,
panel de ideas y un recolector de memorias. Como sabemos cada reunión es diferente pero, al contar con el código fuente y
conociendo las necesidades de los usuarios se podrá adaptar de manera particular. Por el momento proponemos el uso del
protocolo bluetooth para reemplazar el uso de tanto cables, y poder comunicarnos con los participantes a sus dispositivos
móviles.

Descripción Del Sistema de Reuniones

Las funciones principales son: Función de correo Electrónico, Función de
Conversaciones y Función de Reuniones.

Función Reuniones

Tiene el objetivo de restringir la entrada a las reuniones. A las reuniones sólo entran los miembros a los que se les envió una notificación, dentro de esta notificación se les informará la hora, un login y password para dicha reunión. Si se necesita
realizar votaciones dentro de la reunión se cuenta con una aplicación para almacenar, contabilizar y graficar los votos de los
miembros. Cuando se levante la sesión se redacta de forma automática un documento donde se recopilan los nombres de
los participantes que asistieron a la reunión, la hora de entrada, la fecha de la reunión, si se realizaron votaciones y sus
resultados.
Se necesitan también
enviar una serie de mensajes desde la aplicación del PDA al servidor para realizar la comunicación.

Función Correo Electrónico

Tiene el objetivo de brindar el servicio de lectura, redacción y envío de correos electrónicos a los miembros del grupo. Cuenta con plantillas de documentos para agilizar el trabajo de envío de
notificaciones. El sistema almacena la información en una base de datos. Si el usuario desea enviar la
información a todos los miembros del grupo, los campos se llenaran automáticamente. En la aplicación
para el PDA se necesita mandar ciertos mensajes para acceder a las funciones de correo electrónico.

Herramientas utilizadas para el desarrollo de Colabora

El sistema se desarrolló en Java empleando el entorno de programación Sun ONE Studio en sus versiones CE (Comunnity Edition) y ME (Micro Edition). El sistema se comunica a través del protocolo bluetooth y para lograr esto se utilizó el
simulador de bluetooth de rococosoft, se utilizó este simulador ya que por el momento no contamos con las clases para la
comunicación de bluetooth.
La aplicación cliente para PDA se desarrollo en J2ME (Java Micro Edition) y la aplicación cliente para PC's se desarrolló en Java
Standard Edition (J2SE). Esta aplicación cliente cuenta con los mismos módulos que la aplicación del PDA.
El servidor de correo electrónico y el servidor de base de datos se encuentran trabajando en el sistema operativo Linux y la
aplicación servidor se encuentra corriendo en Windows ya que se necesita acceso a las librerías de bluetooth y para esto se
requiere el simulador de bluetooth.
Para modificar, dar altas o bajas a usuarios dentro de la base de datos se creó un sistema basado en JSP y Servlets, este
sistema trabaja bajo el servidor de JSP/Servlets de Apache Tomcat.

Conclusiones

El software colaborativo pretende convertirse en la principal herramienta tecnológica que permita a las empresas administrar y compartir conocimiento. Aunque existen muchos obstáculos por vencer las ventajas son muchas reflejadas
en el ahorro de costos y esfuerzos.
El siguiente trabajo a realizar en el sistema Colabora será en primer lugar adquirir o desarrollar las clases para la comunicación
de bluetooth y pasar de la simulación a la comunicación real.