Características de las reuniones para que cumplan con sus objetivos

¿Qué debemos tener en cuenta para preparar y coordinar una reunión?

Para que una reunión sea eficiente además de eficaz, hay que tener en cuenta
tres momentos importantes para su adecuado desarrollo:

Antes de la reunión

-Comprobar que sus objetivos están claros y justifican su necesidad.
-Concretar los temas a tratar o puntos del orden del día, ordenarlos según
su importancia y prever el tiempo que se necesitará para su desarrollo.
- Identificar a las personas que deben participar.
- Elegir el lugar, fecha y hora más adecuados para su desarrollo, de acuerdo
con las circunstancias de quienes van a participar, la urgencia e importancia
del tema, etc.
- Difundir la convocatoria y la información necesaria para que las personas
convocadas puedan preparársela adecuadamente.
- Comprobar que las personas previstas que van a participar conocen la convocatoria,
los objetivos de la reunión, la información previa, etc.
- Preparar la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción
y preguntas de cada punto a tratar, la información complementaria que
pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, etc.

Durante la reunión

- Comenzar a la hora anunciada (como mucho, guardar 15 minutos de cortesía
si es que faltara mucha gente).
- Si es preciso, la persona responsable de dirigir la reunión puede presentarse
e invitar a que se presente brevemente el resto del grupo. En el caso de
que ya se conozcan, no está mal recordar los nombres y las razones por las
que participan en la reunión.
- Presentar el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del día previamente
difundido y recordar los objetivos de la reunión.
- Introducir, directamente o por medio de la persona que vaya a tratar el
punto, uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo. Hacerlo con
brevedad y claridad, utilizando, si es que ello facilita la comprensión, cuadros,
gráficos, transparencias, proyecciones de vídeo, etc.
- Cuidar que el diálogo se produzca de forma ordenada, que las intervenciones
sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe
la atención del tema tratado, etc.
- Si el tema es complejo y el grupo numeroso, puede trabajarse discutiéndolo
en subgrupos, lo que ayudará a enriquecer el diálogo y facilitará una mayor
participación e implicación.
- Tomar nota, preferiblemente en papelógrafo, de las opiniones que se vayan
exponiendo.
- Recordar las conclusiones alcanzadas antes de cerrar un tema y pasar al
siguiente.
- Si la reunión es muy larga es aconsejable hacer un descanso o pausa cada dos
horas.
- Debe controlarse el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, debe
interrumpirse. Hay que distribuir el tiempo disponible entre los temas a tratar,
de acuerdo con su número e importancia.
- Deben sintetizarse las conclusiones alcanzadas, recordando los compromisos
y acuerdos adoptados antes de concluir la reunión.
- Recoger opiniones y sugerencias para mejorar reuniones futuras.
- Agradecer la participación y aportaciones a todo el grupo.
- Concluir la reunión a la hora prevista.

Después de la reunión

- Elaborar una "memoria" con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
- Distribuir la memoria entre quienes participaron en la reunión, esto les ayudará
a recordar las conclusiones y a preparar las próximas.
- Evaluarla comprobando si se han alcanzado los objetivos previstos, valorando
las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y
satisfacción de otras reuniones.